Det idrottshistoriska arvet- vikten av att arkivera.

  • Inläggsförfattare:
  • Inläggskategori:Historik

Ett av syftena med ”När idrotten kom till Sjövik” är att skapa intresse och medvetandegöra vikten av att arkivera handlingar och annat material. Foton, pressklipp och sådant som kan vara av intresse för kommande generationer att ta del av.

Tyvärr har betydande dokumentation från idrottens historia förstörts eller försvunnit. Detta gäller även för vårt område, Östad/Sjövik. Men en del har återfunnits. Bland annat det första protokollet, som trots att det är illa åtgånget varit en ovärderlig källa att ha som utgångspunkt för denna studie. Även gamla fotografier kan berätta om förhållandena förr. En del foton har överlämnats till Hembygdsföreningen för arkivering. Här finns sannolikt mycket mer att hämta. Resultat och annonser har varit svårt att få fram. Tidningarna hade på 1930-talet inte samma utförliga bevakning av idrotten som idag. Framförallt gäller detta idrotten på mindre orter.

Morgondagens historia.
Om vi vill ge kommande generationer en möjlighet att ta del och förstå det vi sysslar med idag kan följande uppläggning med arbetet att arkivera och dokumentera utgöra en grund.

Några skäl för arkivering.
Praktiska: Utan ett välordnat arkiv kan det vara svårt att överblicka den löpande verksamheten. Med fasta arkivrutiner går det snabbare att hitta information, vilket sparar både tid och pengar.

Ekonomiska och juridiska: Arkivet är föreningens minne som kan behövas användas i olika juridiska och ekonomiska sammanhang. Utan bra ordning finns risk att man gör samma sak mer än en gång vilket kan vara slöseri med både tid och pengar.

Forskningsmässiga skäl: Det är viktigt att verksamheten dokumenteras på ett bra sätt, så att de som vill forska i föreningens historia, kan få en så rättvis bild som möjligt av verksamheten och de människor som verkat både som ledare och aktiva idrottsutövare. Arkiven är då den viktigaste källan. Exempelvis när man vill ta fram en jubileumsskrift eller i samband med att föreningen vill uppmärksamma personer som gjort stora insatser för verksamheten.

Arkivvård – några tips.
Arkivansvarig: Utse en arkivansvarig och ge denne någon form av utbildning. Styrelsen fastställer riktlinjer för arkivverksamheten genom att upprätta en arkivinstruktion.

Förvaring: Se till att handlingarna förvaras i en egen arkivlokal eller deponeras hos något kommun eller folkrörelsearkiv. Förvaringen bör vara säker mot inbrott, brand och översvämning. Om möjligt ha rätt temperatur och luftfuktighet. Handlingarna bör förvaras i samma lokal. Se till att arkivet ordnas och förtecknas. Gallring av handlingar bör utföras enligt utarbetade föreskrifter. En föreskrift och en arkivplan är speciellt viktig i idéella organisationer där ansvaret kan skifta tid från annan. Arkivplanen står då för kontinuitet.

Vad ska ingå i arkivet ?
Handlingar som bör bevaras: * Förenings och årsmötesprotokoll, styrelse och kommittéprotokoll. * Verksamhets och revisionsberättelser. * Viktigare utgående skrivelser, rapporter och cirkulär. * Medlemsregister. * Inkommande skrivelser och korrenspondens. * Handlingar som rör olika ämnen, t.ex. tävlingar, utredningar, projekt, kommittéer, kurser, jubileum, personal. * Fören-
ingens räkenskapshandlingar. * Fotografier, filmer (smal o video). * Pressklipp. * Ett exemplar av egna trycksaker: tidningar, jubileumsböcker, affischer, flygblad, program.

Den datatekniska utvecklingen.
Det är ingen överdrift att påstå att datorerna har förändrat dagens informations-
hantering. Idag framställs de flesta dokument med hjälp av datorer. Skrymmande kortregister över medlemmar, otympliga räkenskapsböcker och andra pappershandlingar, ersätts ofta av olika dataprogram. Via e-post och Internet sänds meddelande som snabbt når mottagare över hela värden. Detta har medfört problem för arkiveringen. Det finns ännu inga bra datamedier för långtidslagring. Man bör vara medveten om att långtidslagring, digitalt kräver säkerhetsåtgärder och rutiner. Datateknik blir snabbt omodern. Därför krävs det omkopiering av dokument och information samt uppdatering av både mjuk och hårdvaror för att kunna garantera läsbarhet även i framtiden. Därför måste konstateras att papper fortfarande är den säkraste formen för lagring av information på lång sikt. Den informations som skapas i datorer bör tas ut på papper för att sparas i arkiv.